Si aujourd’hui la protection des documents numériques est devenue une évidence pour les entreprises, celle des documents papiers n’en reste pas moins indispensable à la tranquillité de l’ensemble des salariés.

Le choix de la méthode de sécurisation des documents

La sécurité des documents passe en premier lieu par un investissement dans de l’équipement adapté à cette nécessité. En fonction de la quantité, de la taille ou de la fréquence d’utilisation de ces papiers sensibles, vous pourrez déterminer s’il vous faut plutôt opter pour une armoire, un coffre-fort blindé ou un tiroir métallique industriel. Une fois cela fait, choisissez la méthode qui vous semble la plus pertinente afin d’ouvrir et de refermer votre dispositif, ceci toujours en fonction de votre utilisation de ces documents. Un cadenas, une serrure fonctionnant avec un code secret ou une simple clé, à vous de déterminer la technique la plus pratique.
Lorsque vous avez sélectionné le matériel en mesure de protéger vos documents, il va vous falloir l’installer dans un lieu sûr, en particulier une pièce disposant d’un accès restreint. Il est recommandé d’y ajouter ensuite localement, en fonction de votre budget, un système de vidéosurveillance, d’alarme ou d’anti-vol.
Sécurisez des documents papiers peut aussi se faire à l’aide d’une société de gardiennage qui sera en mesure de fournir un soutien au contrôle des entrées et des sorties de vos locaux.

L’importance de la sensibilisation du personnel

Ranger des documents est toujours le réflexe de base pour les protéger. Toutefois il arrive que des salariés les laissent en évidence près des imprimantes, sur des bureaux ou dans des salles de réunion. En ce sens l’objectif d’une « Clean Desk Policy » n’a pas la vocation d’appliquer une politique de propreté au travail mais bien de définir les règles à respecter afin que le personnel ne laisse pas traîner des documents (confidentiels ou non). Ce sont généralement des mesures basiques cependant essentielles à la sécurité des documents.
Une gestion intégrale des documents vise à protéger les informations, de leur création à leur utilisation finale. L’accès à ces informations doit être limité pour les employés dans la mesure où ils ne sont concernés que par les documents en lien avec l’exécution de leurs tâches.
Même s’ils ne servent plus, il est utile de sécuriser les documents papiers placés par exemple au sein de corbeilles de tri ouvertes (où chacun pourrait potentiellement voir ou voler une information confidentielle). Privilégiez ainsi des conteneurs verrouillés équipés d’une fente de non-retour de façon à empêcher la récupération de ces archives.

Mettre l’accent sur la transformation numérique

La numérisation puis la sauvegarde de vos documents papiers à l’aide d’un système de Gestion Électronique Documentaire (GED) offre de multiples avantages sur le plan de la sécurité. Cela permet notamment de restreindre d’une simple manière l’accès à certains documents. Mais outre le risque de subir un vol du matériel informatique, le processus de digitalisation n’est pas sans risques. Il faut toujours penser à effectuer une sauvegarde des données afin d’éviter leur perte lors d’une panne ou pire, d’un crash.
S’il convient de recourir à des dispositifs de protections physiques pour les papiers, une précaution similaire est à prendre avec les ordinateurs, en particulier contre les risques d’attaques informatiques ou les virus. Un système sécurisé efficace repose sur l’utilisation de mots de passe pointus et l’installation de logiciels de protection (anti-virus, anti-malware ou pare-feux).
En définitive la sécurité des documents papiers d’une entreprise passe par l’emploi d’outils adaptés à ses besoins, une régulière communication en interne et un recours à bon escient des technologies numériques

Catégories : Entreprise



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